Przechowuj dokumentację działań zabiegających uszkodzeniom słuchu spowodowanym hałasem.
Prowadzenie rzetelnej i kompletnej dokumentacji to nie tylko wymóg prawny, ale również dobra praktyka biznesowa.
Czy udokumentowaliśmy to, co zostało zrobione, aby zapobiegać uszkodzeniom słuchu spowodowanym hałasem?
-
Kiedy pracodawcy dokumentują, w jaki sposób i kiedy wdrażali każdy z elementów programu zapobiegania utracie słuchu (HLPP), są lepiej przygotowani do wykazania zgodności z dyrektywą o czynnikach fizycznych (hałas) 2003/10/WE.
Ponadto dobra dokumentacja może dostarczyć dowodów pomagających pracodawcy dokładnie prześledzić zmiany słuchu u pracowników oraz, jeśli to konieczne, rejestrować przypadki uszkodzeń słuchu spowodowanych hałasem w miejscu pracy i reagować na roszczenia odszkodowawcze pracowników.
Główne wnioski
-
- Właściwa dokumentacja kroków podjętych w celu zapobiegania uszkodzeniom słuchu spowodowanym hałasem (NIHL) jest korzystna zarówno dla pracodawcy, jak i pracownika narażonego na hałas.
- Kompletna i dokładna ewidencja jest niezbędna do określenia, czy przesunięcia progu słyszenia są związane z pracą.
- Dyrektywa o czynnikach fizycznych (hałas) 2003/10/WE zobowiązuje pracodawców do dokumentowania wyników odnośnych ocen ryzyka, w tym pomiarów narażenia na hałas wraz z towarzyszącymi szczegółami nadzoru medycznego.
- Dobra dokumentacja ułatwia pracodawcom ocenę skuteczności programu zapobiegania utracie słuchu.
Pierwsze kroki z dokumentowaniem
-
Krok 1. Określ, które dokumenty będą przechowywane
Wiele firm przyjmuje filozofię "dokumentowania wszystkiego", podczas gdy inne rejestrują tylko to, co jest wymagane. Pomimo dodatkowego wysiłku wymaganego do udokumentowania wszystkich działań, które zostały podjęte w celu zmniejszenia narażenia pracowników na niebezpieczny hałas, może to pomóc wzmocnić zdolność pracodawcy do wykazania skuteczności programu ochrony słuchu w przypadku kontroli, audytu lub ewaluacja programu.
-
Krok 2. Określ proces przechowywania dokumentacji
Zastanów się, czy protokoły programu ochrony słuchu będą przechowywane w formie elektronicznej, papierowej czy obu, istotne też jest czy zapisy będą przechowywane w centralnej bazie danych lub w każdym miejscu. Wyraźnie określony proces, który jest konsekwentnie przestrzegany, pomaga zmniejszyć prawdopodobieństwo brakujących zapisów i może zwiększyć przydatność danych.
-
Krok 3. Wskaż kto będzie miał dostęp do dokumentacji
W przypadku każdego rodzaju informacji zawartych w zapisach ochrony słuchu, pracodawca musi zdecydować, kto jest odpowiedzialny za przechwytywanie danych i kto będzie mógł przeglądać zapisy po ich zapisaniu. Ograniczanie dostępu do zapisów osobom, które mają potrzebę przeglądania danych do celów zarządzania programem, zmniejsza możliwość, że zapisy są w jakiś sposób naruszone, lub dane zostały nieumyślnie zmienione lub usunięte.
-
Krok 4. Ustanów zabezpieczenia gwarantujące właściwy dostęp do dokumentacji i postępowanie z dokumentami
Zapisy programu ochrony słuchu mogą zawierać poufne informacje zdrowotne, dlatego zaleca się ochronę tych zapisów i zapewnić, że tylko osoby posiadające odpowiednie poświadczenia będą miały dostęp do poufnych danych, Ponieważ zapisy programu ochrony słuchu mogą zawierać poufne informacje zdrowotne, zaleca się ochronę tych zapisów, aby chronić prywatność poszczególnych pracowników i zapewnić, że tylko osoby posiadające odpowiednie poświadczenia będą miały dostęp do poufnych danych. Ponadto mogą obowiązywać odpowiednie przepisy dotyczące danych lub ochrony prywatności dotyczące przechowywania, dostępu lub przekazywania informacji, dlatego należy skontaktować się z doradcą prawnym i zapewnić pełną zgodność z takimi zasadami i przepisami.
Co jest wymagane?
Ogólnie rzecz biorąc dokumentacja nadzoru medycznego nad poszczególnymi pracownikami powinna być przechowywane zgodnie z prawem krajowym lub praktyką lekarską. Oto przykłady aspektów, które należy wziąć pod uwagę:
- Aktualne podsumowanie całej poprzedniej dokumentacji nadzoru medycznego
- Dostępność danych do wykorzystania w przyszłości
- Zapewnienie ścisłej poufności między pracownikiem a lekarzem
- Dostępność danych osobowych dla osób, do których się one odnoszą
Rodzaje dokumentów z badań słuchu, które należy przechowywać:
- Imię i nazwisko oraz zaszeregowanie pracownika
- Data sporządzenia audiogramu
- Imię i nazwisko osoby wykonującej badanie
- Data ostatniej kalibracji audiometru
- Wyniki ostatniej oceny narażenia pracownika na hałas
- Pomiary poziomów dźwięku w tle w pomieszczeniu, w którym przeprowadzono badanie audiometryczne
Podstawy prowadzenia ewidencji
Korzyści osiągane przez pracodawców dzięki starannemu ewidencjonowaniu działań podejmowanych w celu zapobiegania ubytkom słuchu są w dużej mierze proporcjonalne do rzetelności, kompletności i dostępności dokumentów.
-
Rzetelność
Trafność większości decyzji podejmowanych przez osoby zarządzające programem ochrony słuchu zależy od jakości danych przechowywanych przez pracodawcę. Błędy lub nadmierna zmienność w danych może skłonić osoby decyzyjne do kwestionowania rzetelności dokumentacji i utrudnić wiarygodne zarządzanie programem. Aby temu zapobiec, należy ustanowić solidny proces przechowywania zapisów oraz weryfikować, czy najważniejsze osoby w programie postępują zgodnie z tym procesem. Każda osoba, która ma dostęp do dokumentacji programu ochrony słuchu, powinna zostać przeszkolona w kwestii dostrzegania oznak, że dokumenty są nierzetelne lub nie odzwierciedlają działań podjętych w celu wdrożenia programu. Ponadto należy poprosić doradcę prawnego o sprawdzenie, czy są przestrzegane wszystkie obowiązujące przepisy i urzędowe regulacje dotyczące do przechowywania, dostępu oraz przekazywania danych osobowych i zdrowotnych.
-
Kompletność
Dokumentacja jest najbardziej przydatna, gdy jest kompletna i prowadzona spójnie przez cały czas. Jest to szczególnie ważne w odniesieniu do danych z badań audiometrycznych. Jeżeli ewidencja audiometryczna wskazuje, że u pracownika wystąpiła zmiana progu słyszenia, pracodawca może zechcieć podjąć dalsze działania. Braki dokumentów, niedokładne informacje albo luki w danych utrudniają audiologowi lub lekarzowi przeglądającemu dokumentację podjęcie decyzji, a pracodawcy nie pozostaje nic innego niż założenie, że ubytek słuchu jest związany z pracą.
-
Dostępność
Chociaż bezpieczeństwo dokumentacji musi być cały czas zachowane, pracodawcy muszą udostępniać kluczowe dokumenty pracownikom, ich przedstawicielom, członkom zespołu ds. zapobiegania utracie słuchu oraz inspektorom lub przedstawicielom urzędów regulacyjnych. Aby pomóc w utrzymaniu kontroli nad dokumentami, należy ustanowić system, w którym ograniczona liczba osób mających bezpośredni dostęp do dokumentacji może udostępniać kopie dokumentów innym osobom, które muszą się z nimi zapoznać.
Ponad podstawy
-
Przechowywanie zapisów
Zazwyczaj zapisy pomiarów narażenia na hałas i zapisów badań słuchu są przechowywane przez czas nieokreślony.
Rozważ przechowywanie innych zapisów przez ten sam okres czasu, w tym te związane z:
- Szkolenie pracowników
- Dopasowywanie urządzeń ochrony słuchu
- Projekty kontroli hałasu
- Wyniki otoskopowe (w stosownych przypadkach)
-
Prywatność danych medycznych
Ustawodawstwo krajowe określa, w jaki sposób należy chronić informacje zdrowotne, oraz to w jaki sposób pracodawcy i dostawcy usług medycznych mogą się nimi dzielić. Sprawdź te informacje z prawem krajowym w sprawie wytycznych dotyczących ochrony danych.
Ponadto należy skonsultować się ze swoim doradcą prawnym, aby upewnić się, że przestrzegane są wszystkie obowiązujące przepisy i regulacje rządowe w odniesieniu do przechowywania, dostępu i przekazywania danych osobowych i zdrowotnych.
Czy rozważałeś?
-
- Wykonywanie okresowych audytów w celu wykrycia luk w dokumentacji programu?
- Utworzenie centralnej bazy dokumentów programu HLPP ze wszystkich działów i jednostek w firmie, aby umożliwić dostęp do nich kluczowym osobom?
- Ustanowienie systemu zgłaszania się po dokumenty, aby umożliwić dostęp osobom, które potrzebują wglądu w newralgiczne informacje?
- Zabezpieczenie danych audiometrycznych poprzez regularne tworzenie kopii zapasowych, długoterminowe przechowywanie i ustanowienie zasad dostępności?
WAŻNA UWAGA:
Ta informacja jest oparta na wybranych aktualnych krajowych wymaganiach. Inne wymagania krajowe lub lokalne mogą się różnić. Zawsze sprawdzaj instrukcje dla użytkownika i postępuj zgodnie z krajowymi przepisami. Ta strona internetowa zawiera przegląd ogólnych informacji, więc nie należy opierać się wyłącznie na niej podczas podejmowania konkretnych decyzji. Przeczytanie tych informacji nie gwarantuje uzyskania biegłości w zakresie BHP. Informacje są aktualne na dzień publikacji, natomiast w przyszłości wymagania mogą ulec zmianie. Nie powinno się automatycznie bazować na tych informacjach, ponieważ treściom tutaj zawartym często towarzyszą dodatkowe i/lub doprecyzowane informacje. Należy przestrzegać wszystkich obowiązujących przepisów i regulacji krajowych.
Skontaktuj się z najbliższym biurem lub przedstawicielem 3M, aby uzyskać więcej informacji.
